Per lliurar documents a Scientia s'ha de disposar de l'autorització dels seus autors i comprovar les polítiques de copyright i d'auto arxiu que els editors donen als repositoris institucionals.
Així doncs, abans d'ingressar qualsevol document a Scientia i especialment si és un treball publicat, cal comprovar els permisos que les editorials donen als repositoris institucionals, i quins tipus de documents permeten ingressar (preprint, postprint, etc.).
Per fer-ho, es poden utilitzar aquestes fonts d'informació:
- SHERPA/ROMEO: recurs en línia per a revistes de tot el món.
- DOAJ: directori de revistes d'accés obert.
- Dulcinea: recurs en línia per a revistes científiques espanyoles.
- Web de l'editor o revista: a les seccions on s'especifiquen els drets d'autor.